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El tema de la protección de datos personales ha adquirido bastante relevancia en los últimos años por tratarse de un derecho fundamental y por la entrada de nueva normativa europea. Por ello, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una guía orientada a la protección de datos en comunidades de propietarios dirigida a los administradores de fincas para facilitar su tarea y mejorar el nivel de protección de todos los ciudadanos cuyos datos se manejan.

La guía aborda cuestiones generales como definiciones de conceptos básicos o la forma de organizar las relaciones entre la comunidad de propietarios y el administrador de fincas; pero también temas específicos como información sobre propietarios con pagos pendientes, tratamientos de datos de empleados o lo que nos interesa en este artículo, cámaras o sistemas de videovigilancia.

Desde el 25 de mayo de 2018 es aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que introduce cambios sustanciales e importantes novedades, algunos los veremos a continuación.

¿Quién puede manejar los datos y de qué datos estamos hablando?

Los administradores de fincas están legitimados para tratar y disponer de los datos de los propietarios que sean necesarios para la normal gestión de los asuntos de la comunidad, así como las comunidades de propietarios tienen la obligación legal de cumplir con lo estipulado en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Hay diferentes tipos de datos personales que puede manejar una comunidad de propietarios. El más usual es el que incorpora los datos de carácter personal de las personas integrantes de la comunidad, como son : DNI,  nombre, teléfonos de contacto, direcciones postales y de correo electrónico.

La comunidad se sirve de estos datos para su gestión contable, fiscal y administrativa. Pero la normativa no impide que se dispongan de otros datos personales siempre y cuando sean adecuados para los fines de gestión de la comunidad.

En muchas ocasiones, las comunidades de propietarios aprueban la instalación de cámaras de seguridad o vigilancia, cuya finalidad es la seguridad y control de accesos y vigilancia de las instalaciones comunes. Esto supone el tratamiento de imágenes de personas identificables, es decir, datos de otra naturaleza, pero datos la fin y al cabo.

 

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Registro de actividades de tratamiento

Desde el 25 de mayo de 2018 desaparece la obligación de notificar ficheros a la AEPD, sin embargo, los responsables  y encargados deben mantener el Registro de Actividades de Tratamiento por escrito.

Todas las comunidades deberán tener el registro derivado de la gestión de la comunidad de propietarios, así como un registro relativo a la videovigilancia o cámaras de seguridad.

Por su parte, el administrador de fincas, como encargado del tratamiento de datos personales de la comunidad, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable, que contenga:

  • Nombre y datos de contacto del encargado, de cada responsable y del delegado de protección de datos.
  • Las categorías de los tratamientos efectuados por cada responsable, junto con una descripción general de las medidas implementadas.
  • Las transferencias internacionales a un tercer país fuera del Espacio Económico Europeo, aunque no sean frecuentes.
  • Los registros constarán por escrito y en formato electrónico.
  • El encargado, responsable o delegado, tendrá que poner estos registros a disposición de la AEPD si esta lo solicita.

 

Encargado del tratamiento de datos

Para que la relación entre la comunidad de propietarios (el responsable) y el administrador (el encargado del tratamiento) se ajuste a la normativa de protección de datos, es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

  • Que el administrador de fincas solo acceda a los datos con la finalidad de prestar un servicio y que no los utilizará con un fin distinto.
  • La relación contractual debe constar por escrito.
  • Se deberá respetar la confidencialidad en el tratamiento de los datos personales.
  • Al término de su relación, el administrador deberá devolver todos los documentos que contengan datos de carácter personal.
  • El administrador asistirá a la comunidad en caso de que se produzca una brecha de seguridad.
  • Las medidas de seguridad adoptadas por los administradores serán las mismas que las de la comunidad.
  • Si el administrador incumpliera estas obligaciones tendrá que hacer frente a las infracciones que haya cometido.
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Protección de datos en comunidades con cámaras de videovigilancia

Cada día son más las comunidades que comprueban que los sistemas de videovigilancia son una medida disuasoria de vital importancia que elimina la sensación de impunidad que empuja a muchos ladrones a actuar.

La instalación de cámaras y/o videocámaras en comunidades de propietarios se rige por los siguientes requisitos:

Legitimación de la instalación

Será necesario el acuerdo de la Junta de Propietarios y que quede reflejado en las actas de dicha Junta. Se recomienda que en el acuerdo se reflejen las características del sistema de videovigilancia, el número de cámaras instaladas o el espacio captado.

La legitimación para el tratamiento de datos de carácter personal (imágenes, o según en qué caso, voces) estaría en el interés público, recogido en el artículo 6.1 e) del RGPD.

Derecho de información

Deberán instalarse en los distintos accesos a la zona videovigilada, y en lugar visible, uno o varios carteles que informen de forma clara que se accede a una zona videovigilada.

El cartel también tiene que indicar la identidad del responsable del tratamiento y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos que prevé la normativa de protección de datos. La AEPD dispone de un modelo de cartel a disposición de las comunidades.

Sin embargo, si se pretende utilizar las imágenes para el control de los trabajadores, existen requisitos adicionales que se deben cumplir. En este caso, se recomienda consultar el apartado de Cámaras para el control empresarial de la web de la AEPD.

Monitores y visualización de imágenes

El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios y en ningún caso estarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria.

Si el acceso se realiza con conexión a internet, se restringirá con un código de usuario y una contraseña que sólo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes. Una vez instalado el sistema, se recomienda el cambio regular de la contraseña.

Atención, porque la contratación de un servicio de videovigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos.

Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación. Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se acompañarán a la denuncia y será posible su conservación para ser entregadas a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No podrán utilizarse para otro fin.

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*Fuente: “Guías Sectoriales AEPD”

 

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